Los Procedimientos de Infracción iniciados a través de la visita de Inspección que práctica el IMPI en compañía de personal de la BSA pueden suponer una contingencia legal y económica de gran escala.

En días pasados el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial (IMPI), Autoridad encargada de administrar justicia en relación con violaciones a derechos de Propiedad Intelectual y The Software Alliance (BSA), organismo privado que representa a grandes casas productoras de Software, refrendaron su convenio de colaboración, desde el año 2011 ambos organismos han trabajado en estrechamente para incentivar la innovación y el uso del Software legal en el País.

Únicamente durante 2017 se realizaron 1,578 visitas de inspección, cifra que podemos esperar incremente este año. Mediante comunicado de prensa del 8 de febrero de 2018 la  (IIPA por sus siglas en inglés) en su reporte anual “Special 301”, coloca a México como uno de los 9 países “prioridad” en los cuales se debe tomar medidas, debido a la abundancia de violaciones a los Derechos de Autor en diversos sectores, incluido el software:

Hay diversas preguntas que pueden surgir en relación con estas visitas y me gustaría cubrir brevemente las principales:

¿The Software Alliance es una Autoridad? ¿Pueden practicar visitas de Inspección?

No, BSA es un organismo privado que representa los intereses de sus asociados, entre los que se encuentran: MICROSOFT, APPLE, IBM, ADOBE, AUTODESK, entre otras.

Al no ser una Autoridad, BSA no está facultada para iniciar de forma individual ningún tipo de revisión de sus equipos de cómputo.

¿Puede negarse a una visita de inspección?

Si personal de BSA se presenta de forma independiente en su Empresa para verificar el uso de software ilegal, usted puede negar la entrada, sin embargo, en la práctica BSA inicia visitas de inspección en conjunto con funcionarios públicos del IMPI, previo inicio de un “Procedimiento de Declaración Administrativa de Infracción”.

En ese sentido cuando la visita de inspección es realizada por personal comisionado del IMPI es obligatorio permitir el ingreso de la Autoridad, la negativa a la visita de Inspección tiene consecuencias muy negativas:

• De conformidad con la Ley, se tendrán por ciertos los hechos que se imputen al visitado, en otras palabras, la negativa se traduce en que usted confirma que los hechos que motivan la infracción son ciertos.
• Por otra parte, la negativa a la visita de Inspección constituye  en sí misma una infracción administrativa que se traduce en una multa que puede superar el millón y medio de pesos, esta multa será totalmente independiente a la que pueda actualizarse al final del procedimiento por las otras violaciones a Derechos de Autor que puedan demostrarse.

¿Puede el IMPI y la BSA detectar el uso de Software Ilegal?

En realidad, BSA tiene varios medios a través de los cuales puede hacerse de información sobre el uso de software ilegal en las empresas, algunas son:

• Denuncias anónimas de terceros
• “Recursos Internos” que en otras palabras puede entenderse como informes del propio Software instalado.

Basta con que existan indicios de uso de software ilegal para que se justifique la inmovilización del o de los equipos de cómputo a fin de comprobar la legalidad del software instalado, en ese sentido, si la Empresa no implementa medidas para gestionar correctamente el software es muy posible que exista software ilegal o rastros de este.

Por otra parte, aun cuando el software sea legal la falta de administración de los documentos legales puede generar que la Empresa no cuente con las pruebas suficientes para demostrar la legalidad del software instalado, situación muy grave pues su empresa corre riesgo de ser multado aún por el uso de software legal inadecuadamente administrado.

¿Qué sucederá si es visitado?

Personal de BSA en compañía de funcionarios públicos debidamente comisionados por parte del IMPI revisarán todos los equipos y servidores al interior de la Empresa, se levantará un acta en la cual se asentarán las irregularidades que se encuentren en cada equipo, esta acta servirá como una prueba fundamental a lo largo del procedimiento de infracción que se lleva ante el propio IMPI.

Es importante mencionar, que ante una visita no pierda la calma, lo principal es llamar a su abogado, preferentemente especialista en la materia quien podrá asesorarlo, usted puede en ese momento tomar medidas importantes para dejarlo en una mejor posición, aún cuando en efecto tenga software ilegal instalado o carezca de documentos que comprueben la adquisición del software legal instalado.

Es transcendental el recalcar la importancia de asesorarse inmediatamente de lo contrario podría incluso procederse al aseguramiento de sus equipos y servidores.

¿Es tan grave una visita?

Aunque en principio la gravedad dependerá de diversos factores, entre ellos el número de equipos y servidores, contar con documentos que comprueben la adquisición del software legal, número de copias ilegales (y sus versiones) instaladas, entre otras cosas, es importante señalar que normalmente los montos económicos pueden dispararse rápidamente.

Lo primero que debe saber es que el principal objetivo de estas visitas es iniciar una negociación entre BSA y el presunto infractor para la adquisición de licencias, el problema principal resulta de que en este tipo de situaciones la Empresa suele quedar mal parada para la negociación por lo que las cantidades de licencias y los montos podrían ser muy superiores a lo que su empresa realmente requiere, lo que se suele traducir en desembolsos económicos inmediatos, excesivos y no previstos.

Además de la multa que puede superar los tres millones de pesos, la Ley establece que el perjudicado puede reclamar como monto mínimo el 40% del valor de venta del programa de cómputo durante todo el tiempo en que este fue utilizado.

En otras palabras, si al revisar uno de sus equipos el funcionario público comisionado por el IMPI  encuentra que el equipo de cómputo cuenta con paquetería office® instalada y que carece de la documentación que compruebe la legal adquisición, usted estará sujeto al pago de dicha paquetería por el tiempo que se ha utilizado, este cobro también podría realizarse si en su equipo hay rastros de versiones anteriores, los montos se establecerían por cada versión que está o estuvo instalada

Como ejemplo podríamos mencionar que una empresa con 10 computadoras podría enfrentarse rápidamente a una contingencia económica superior al millón de pesos.

¿Se pueden evitar las visitas de inspección?

Ya que dependen de la acción de un tercero, como tal no es posible prever cuando sucederá una visita o evitar la misma, sin embargo, sí es probable tomar medidas preventivas que permitan tener en orden todo lo relacionado a la gestión y administración de software, estas medidas suelen tener beneficios muy importantes, entre otros:

• Contar con un debido inventario de Software instalado.
• Establecer prácticas para la gestión de los documentos del Software (necesarios para demostrar la legal adquisición y uso).
• Contar con políticas claras para la adquisición y uso de Software.
• Poder tomar decisiones que permitan implementar el mejor esquema de licenciamiento (adecuado a las necesidades y presupuesto de su empresa).

La implementación de estas medidas suelen ser mucho más económico que enfrentarse a una visita de inspección sin las medidas preventivas necesarias ya que le permitirán implementar soluciones a su ritmo y de conformidad con un presupuesto establecido.

Agradezco su atención, esperando que la información haya resultado de su interés.

Saludos

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